こんにちは。kobaです。
今回は情報共有の工夫についてです。シフト勤務では引き継ぎや、休日の間の日誌や連絡事項など、情報を共有することになりますが、どのように行っていますか？
紙に書いたものを回覧している、ホワイトボードに書いてみるようにしている、個人が端末を持っていて都度入力している、などなど。事業所によって方法は色々だと思います。
介護福祉の分野にもICT機器の導入が進んできており、今や情報機器を活用していくことが業務の効率化につながると言えます。
会社全体での取り組みになりますが、個人レベルでは現状の課題を整理するなど準備はできると思います。できるところから取り組んでいきましょう。
共有する情報を整理しよう
普段の業務ではさまざまな情報が行き交っています。それらの情報を整理することから始めましょう。具体的には、どのような情報を、誰に、いつ共有（報告）すべきかなどについて話し合います。
情報を使う目的を明確にしよう
情報を取り扱う目的を明確にしましょう。例えば、報告、連絡、相談など情報を共有することで何を期待するのか、目的を明確にして相手に情報を提供しましょう。
情報の拾い方のルールを決めよう
業務の中でいつ、誰が、どこで、どのような情報を収集するかルールを定めておきましょう。これにより、情報収集の抜け漏れを防ぐことができます。ICT（タブレットやインカム）を使うことで、情報の拾い方、渡し方のルール決めが同時に進むこともあります。
情報の渡し方のルールーを決めよう
収集した情報をいつ、誰に共有するかについてもルールを定めておきましょう。また、共有すべき情報をその緊急度や重要度、個人情報有無等、情報の内容によって、相応しい情報共有の手段について検討しルール化しましょう。ICT（タブレットやインカム）を使うことで、情報の拾い方、渡し方のルール決めが同時に進むこともあります。
まとめ
情報共有の手段としてICT機器は非常に有効です。特に手による各帳票への転機作業は、ICT機器を活用することで、楽になります。また、タブレット端末等を使うことで、施設外の会議や訪問先からでもデータを簡単に入力できるようになります。介護記録、情報共有、請求事務が一気通貫となったソフトの導入が最も効率的なものとなります。
データ入力を行う際には、入力を定型化する・チェックボックス式とすることや音声入力などによって、さらに入力時間の手間を省くことができます。また、画像、動画の活用をすることで、視覚的データの保存や共有も可能となります。
パソコンやタブレット端末以外にも、インカム（トランシーバー）の活用も有効的でしょう。インカムを通じて、その場で状況を時間差が生じることなく全員がシェアできるため、申し送りや指示出しの時間を短縮できることが大きなメリットです。
そう言いながら、私の事業所もICT機器の導入は進んできません。なので進まない現状も体験していますが、これからは情報機器あっての業務になると思っています。
出典：厚生労働省ホームページ（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000781112.pdf）
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