こんにちは。kobaです。
今回は記録や報告様式の工夫についてです。
日誌、ケース記録、事故報告書、ヒヤリハット、介護報告書、回覧などなど、仕事をする中で多くのことを記録し、それを報告書などとして提出していると思います。書類を書く時間って、割と多いですよね。特に事故報告者やヒヤリハットの場面に遭遇した時なんか…報告書にも書き、日誌にも書き、ケース記録にも書き、同じことを何回も。また、人によって書き方が違う。どう書くの？
時間がかかる記録にも工夫して効率よくできるように取り組んでみましょう。
帳票・項目の必要性を見直そう
現在、現場で活用している（活用されていないものも含め）帳票・項目の必要性について、改めて検討しましょう。帳票自体や項目も重複が見つかれば、効率化のチャンスです。
新しい帳票を作成しよう
見直しをして必要な帳票・項目を網羅的に整理した上で、現在複数の帳票に分散している情報を統合するなどし、必要に応じて新しい帳票を作成しましょう。また、目標設定と達成状況を記載するなど、各職員の達成力を高める工夫をしましょう。
記入方法を決めよう
新しい帳票の作成に併せ、その帳票への記入のルールも検討し決定しましょう。例えば、いつ、誰が帳票に記入し、いつ、誰が内容をチェック、評価するのか等の仕組みです。このように仕組みをセットで決めることで、記入の抜け漏れや記入内容のばらつき（ムラ）を防ぐことが可能です。
新しい帳票で情報の読み解きを深めよう
新しい帳票が完成したら、１週間程度、運用して評価してみましょう。新しい帳票に記載した内容より、何が分かるのか、皆で意見を出し合い、より使いやすくなるように必要に応じて、帳票の内容を変更しましょう。
まとめ
介護記録等、報告書の様式を工夫することで、利用者の経時的変化、職員のケアの偏りや癖が見えてくるようになります。そのためには、施設内にいる利用者に関するデータ等をうまく活用することが大切です。
もし、現在素手の何らかの書式がある場合には、それが使いやすいのか、見やすいかをもう一度検討してみましょう。
出典：厚生労働省ホームページ（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000781112.pdf）
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