こんにちは。kobaです。
今回は手順書の作成です。業務全体のマニュアルや、利用者個々のケアプランも手順を表したものですが、水分にとろみをつける時の、とろみ剤の量や混ぜ方などは個々の感覚になっていませんか？ほぼゼリーのような使い方や、下の方だけ固まっている混ぜ方など、これは…と思う場面を改善していきましょう。
各自の業務を書き出そう
同じ業務でも、人によってその手順や方法が異なることは非常に多くみられる現象です。手順書の作成に当たり、まずは現在の業務の手順を書き出し見える化することから始めましょう。
３Mを見付けよう
各職員の業務の手順を見える化したら、今度はそれらを３Mの視点から見比べてみましょう。また、業務の手順からムリ・ムダ・ムラ（３M）を見つけ出すと同時に、効率化のための工夫なども見つけておきましょう。
やるべき手順を明確に決めよう
ここまでの手順で見える化された３Mや工夫を踏まえ、より効率的に業務を実施するためにやすべきこと、また、やらないことに（やってはいけないこと）について話し合いましょう。職員によらず誰がやっても同じ質のサービスが提供できるよう、手順を明確に決めます。
フロー図を使ってみやすい手順書を作ろう
上記で決めた新たな業務の手順を手順書に落とし込みます。ただし、文字数が多い手順書では、読むのに時間がかかり、結局現場では活用されないといった事態が発生します。手順書を作成する時は、できるだけ文字を減らし、一目でわかるフロー図の活用等、分かりやすさへの工夫が必要です。
まとめ
手順書は単なる業務マニュアルでありません。理念やビジョンの表現を共有し共通の意識を生むためのツールの一つといえます。手順書に沿って実践する中で、手順書を見なくても判断できるようになっていきます。手順書はいわば、適切なケアを判断できるようになるまでの道標となります。
手順書を作成する目的は決して画一的なサービスを提供するためではありません。むしろ、一定の質を担保した上で個別ケアに柔軟対応できるために、熟練度を上げるためのトレーニングツールに位置付けられます。トレーニングによって職員の質の底上げ・均質化ができれば業務負担の分散ができ、業務の偏りを減らしチームワークも向上します。
手順書作りでのポイントは、職員の経験値を見える化することです。業務のやり方が人によって異なると、その質や作業時間にも差が出てしまいます。サービス内容にムラが生じると利用者も当惑する他、満足度にも影響します。
手順書には業務がきちんとできているかどうかの目安となる判断の基準を明確に記載しましょう。例えば、写真や絵も交えた手順フロー図の作成があります。文字だけで書かれた手順書は理解しづらく、読むのに時間がかかります。そこで、一目見ただけでわかるフローズが有効です。
職員の経験値、知識を可視化し、サービスレベルを底上げし、個別ケアに柔軟に対応しましょう。
出典：厚生労働省ホームページ（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000781112.pdf）
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