こんにちは。kobaです。
今回は業務分担の見直しについてです。
早出・日勤・遅出・夜勤などシフトの形態が色々ある中で、それぞれの業務分担があると思います。また、リーダーや主任などの役職の業務分担も同様にあります。
今までやっていたけれど、これ必要？みたいなことを感じつつもしていた…みたいなことはありませんか？思い切って必要ないものはやめてみましょう。時間も人手も効率的に活用できます。
業務全体の流れを再構築するために次の４つのことに取り組んでみましょう。
業務を見える化しよう
役割分担を見直すためには、まず現状を把握する必要があります。具体的には、現在、誰がいつどのような業務を、どの程度の時間をかけて行っているのか調べる必要があります。そこで業務時間調査を実施して、現在の１日の業務の流れを見える化しましょう。
業務の必要性の整理、３M（ムリ・ムダ・ムラ）を見付けよう
業務時間調査により見える化された普段の業務から、３M（ムリ・ムダ・ムラ）を探します。
- 特定の職員への業務の偏り（ムリ・ムラ）
- 昔から実施しているが本来は不要（あるいは簡略化が可能）な業務（ムダ）
- フロアに誰もいない（見守りが手薄になっている）時間帯がある（ムリ）など
役割のマッチング、業務全体の流れを引き直そう
業務時間調査により見える化された普段の業務の流れから、発見した３Mを取り除き、新たな業務の流れを作ります。この時、業務の役割分担についても、必要以上にこれまでの習慣などに囚われることなく、役割のマッチングを検討しましょう。
手順と役割の整理をしよう
業務の手順を改めて整理します。業務の手順を変更したり、役割分担を検討し直したり、業務時間を変更したりすることで、一気に業務が効率的に回り出すことがあります。
まとめ
業務分担を見直す時には、「集約させる」「分散させる」「削る」といった３つの視点で見直すことがポイントになります。一度業務全体の流れを見直したら、その流れを守りながら仕事を進めることで、時間が延長することなく、残業時間を減らすこともできます。
業務の明確化と役割分担の見直しにより、ムリ・ムダ・ムラ（３M）を削減して業務全体の流れを再構築していきましょう。
出典：厚生労働省ホームページ（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000781112.pdf
コメント